我发现很多同学在申请日本大学或者找实习、工作的时候，邮件一发出去，不是石沉大海就是被直接无视，关键就是因为那些看似不起眼的小细节没做好。特别是关于敬语的用法，还有格式，弄错了时间地点就等于自认“业余”，错过机会真挺可惜的。今天留学学长就给你扒一扒这几个常见坑，顺带给你一个靠谱的安全邮件模板，帮你把好第一关。
1、主题行不能随便写 要让对方马上知道你的来意
很多人发邮件主题就写“申请相关”或者“询问”，对方一看就懵，根本不知道你要干嘛。其实主题行里要有时间点、具体内容还有你想对方做的事，清楚明了。比如：“2024年度修士課程留学申请资料提交确认请求”，让收件人一眼明白邮件的背景和你的诉求。学长见过太多人主题都模糊，结果发了也没人回。
2、称呼要对人用对敬语 不然对方会觉得不专业
称呼是关键。有些同学不知道“御中”“様”“殿”怎么用，结果乱套了。你得分清楚，“御中”是给组织或部门的，比如“东京大学人事部御中”，意思是这个部门整体；“様”用在具体个人名字后面，比如“铃木様”；“殿”一般很正式甚至老派，现在用得少了，有点生硬。所以千万别写错，否则邮件一看就low。记得学长常建议，能具体写到负责人的名字，成功率会高不少。
3、开头寒暄不要太死板 体现礼貌更能拉近距离
很多邮件开头就直接“突然发送邮件很抱歉”，听上去像敷衍，不温不火。我尝试教朋友们，先感谢对方平时的帮助，再说对方工作忙还配合你，这样对方心里暖乎，愿意看你邮件。比如说：“一直承蒙关照，感谢您在百忙中抽空审阅我的邮件。”其实就是表现出你对别人时间和努力的尊重，这能为后面的沟通打下好基础。
4、结尾请求要明确时间 给对方一个明确动作点
“回复见谅”等等类似无期限的表达很被动，对方根本不急着理你。学长建议给个具体时间，譬如“希望能在3月10日前回复”，这样的邮件收回来，看的人就知道你对时间的把握和急迫感。此外，也加一句“如果有任何不明白，可以随时联系我”，让对方感觉你很配合、方便沟通。
5、最后署名别偷懒 内容越详细越专业
邮件发出去只写个名字，没邮箱没电话，别人哪联系你？最起码写个学校或公司、姓名、电邮、电话几个联系方式。日本人特别习惯看到联系方式整整齐齐，注意电话最好用半角数字。这样的细节能让交流顺畅又有信任感，学长见过不少因为签名信息不全白白流失机会的例子，大家别学那个。
6、我常用的万能邮件模板 改改个人信息直接用
这里给你一份学长亲测过的模板，日语写得体，适合申请学校、实习或者各种正式场合，直接套用改名字、日期就行了：
主题：2024年度春季入学在留资格认定证交付申请的联系
正文：
一直承蒙关照。我是早稻田大学经济学部4年级的李明。
关于前几天提交的在留资格认定证申请资料，我们收到通知需要补交“经费担保证明”。
我会在今天之内补交，请您确认。
请在3月15日前告知结果，非常感谢。
若有任何不明点，请通过邮件或电话（080-XXXX-XXXX）随时联系我。
给您添麻烦了，衷心感谢您的协助。
署名：早稻田大学 经济学部 4年 李明
邮箱：li.ming@waseda.jp
电话：080-XXXX-XXXX
7、小细节为何这么重要？ 别小看它 影响挺大
日本商务礼仪里，“形式其实就是态度”这句话有它的道理。日本文部科学省的调查显示，有78%的企业因为邮件礼仪不到位，直接把申请人刷掉。其实，错一个标点、写错敬语，都可能被理解成没用心、不尊重对方时间。用对了表达，不仅能增加留学能的成功率，还为你将来找工作铺路，很关键。
8、留学学长反复提醒你 这些小动作现在起就习惯起来
这里给的模板和经验，建议你收藏好，申请、实习、奖学金申请都能用。用之前记得把信息改成自己的，写完可以用网上一些“终极敬语检查工具”检测一下，然后找日本朋友帮忙看看反馈。别怕麻烦，细节决定成败嘛。
其实准确用语和格式，一封邮件就能帮你打开很多门。我自己当年留学申请时也是慢慢摸索出来的套路，稍微用心点，真的差别大。你也加油！
有什么留学方面的问题，随时可以问我，学长在留学路上陪你走。
