准备留学申请材料时，很多同学会遇到“书式不备”这种情况——材料不完整或者格式错了。别急，这些问题看着让人慌，其实抓住时机及时处理，还是能挽回的。我当年也踩过坑，所以想给大家说说，碰到这事咋快速弄好，别让材料问题害了你。
1. 出事就得马上动手
发现材料问题那刻，千万别拖。最好1小时内打起精神联系学校相关部门，越早行动越占优势。出错可能是自己疏忽，也可能系统或快递有问题，别把责任推来推去，态度一定要诚恳，直接说“我在紧急补救”，学校一般都会理解。还要用多种方式同时补交，发邮件扫描件、传真、再邮快递，三管齐下，增加材料成功送达的概率。
2. 纸质材料出了错咋办
比如你快递寄出后才发现漏签名或者格式不对，第一时间打电话或者发邮件给招生办跟教务，说明情况。比如可以说：“您好，我是张三，申请XX项目的材料快递号是XXX，发现推荐信少了教授签名。可以我单独寄签名页，或者先发扫描件补充吗？”然后赶紧把缺的页扫描发送学校，别光说不做。传真如果学校有号码，也赶紧用传真确认一遍，传真和邮件都发，保险。纸质补寄的话，尽量用DHL、FedEx这种有签收回执的国际快递，保证可追踪。
3. 网上提交提示格式错误咋调
系统不让过，往往是文件格式、大小或者命名不对。比如系统要PDF，文件得真用转换工具处理，别直接把后缀改成.pdf，因为文件会坏掉。用SmallPDF或类似工具一转格式，文件太大就删掉空白页，或者用压缩软件压缩，文件名一定要规矩，别用汉字和奇怪符号，一般格式“姓_名_材料名.pdf”就行。调好赶紧重新提，提交成功截图保存好，防万一发生故障找凭证。
4. 推荐信没按时提交怎么办
教授忘了或者链接失效，别慌，先和教授发微信或邮件提醒，语气一定温和：“教授您好，非常感谢帮我写推荐信，系统显示还没提交，是不是链接问题？需要我再发材料吗？”通常教授没恶意，就怕耽误你。要是不行，就联系招生办说明情况，有些学校允许紧急换推荐人或者用手写签名扫描件加邮件说明代替。发起人和学校多沟通，才能把问题扭转。
5. 平时养成这3个好习惯最省心
第一，纸质材料尽量提前至少1周寄出，尤其国际快递得提前10个工作日。快递途中可能耽误，早点寄给自己留时间补救。寄出后每天查快递动态，一旦发现卡住超过1天，马上找快递催，别拖。
第二，做个材料清单，特别详细。比如成绩单要盖学校章和英文翻译，推荐信必须教授手写签名，还有文件命名规则等，提交前全核对一遍，能减少能省事。
第三，材料备份不能少。电子版存云盘再存电脑，文件名统一规范；纸质材料多打印几份，有套随身携带，一套存家里安心点。
6. 跟学校沟通，话该怎么说
联系教务招生办，开头先自我介绍，“我是XX项目的申请人张三，发现材料有点问题，非常抱歉打扰，希望能尽快补救。”然后说明具体问题，比如“推荐信少签名”，告诉对方你已经准备好扫描件，请问可以用邮件或传真补交？最后说“感谢您的理解和帮忙，有什么需要我配合的请告诉我，祝您工作顺利！”
别急着催得太紧，语气一定要礼貌，千万别指责系统或推荐人，也别说“今天不处理我就申请完了”，学校工作人员也不喜欢听。尽量让对方觉得你是有诚意而且靠谱，事情好办多了。
7. 关键时刻的三步救急法
问题发现后立刻联系学校确认补救方案，然后同时用邮件传真快递三种方式补交，最后24小时内一定跟进确认学校收到并在系统更新了申请状态。有的同学没跟进，结果材料还是没被录入，心疼你。只要做到这几点，即使出点差错，也最大程度减少影响。
遇上材料问题，别慌乱，保持积极态度就能赢得更多理解和支持。留学路上难免磕磕绊绊，但只要不怕麻烦，一步步补上，机会还是在的。
